Toggl, una herramienta on Line que nos permite gestionar los proyectos, monitorizar los tiempos y en pocas palabras, tener el seguimiento de tiempo. No solo se puede usar Web, también existen versiones para nuestros dispositivos móviles como iPhone y los celulares que usen tecnologías Android, igualmente existe una versión Desktop. Acá veremos la manera fácil de reportar los tiempos.

Primero, debemos tener nuestro usuario, normalmente el administrador de nuestro espacio de trabajo nos debió enviar al correo nuestro usuario (que es el mismo mail a donde nos llegó la invitación) y el password que lo creamos nosotros.

Cabe recordar que nuestro administrador es quien nos debe haber adicionado a los proyectos a los que le vamos a hacer el seguimiento, esto quiere decir que cuando vaya a ingresar las tareas ya debo tener un proyecto al que pertenezco.

A grandes rasgos, en nuestra página de inicio vemos las tareas realizadas hasta el momento, las opciones de configurar nuestro perfil, ver reportes y escribir las tareas que vamos a realizar, entre otras. Para esto, en el espacio ¿En qué estás trabando? Ingresamos la tarea a realizar y escogemos a que proyecto pertenece (Si es necesario, a veces no necesitamos estar en un proyecto para reportar tareas), y el botón de comenzar, le das clic ahí y listo, ponte a trabajar en tu tarea.

Los errores comunes a reportar tiempos:

El tiempo me quedo mal, dejé corriendo el reloj.

Para esto, debo parar el reloj dándole clic en detener, luego le doy clic sobre la tarea y cambio en tiempo de COMENZAR o el de DETENER, soy enter y ya queda la tarea modificada.

Mi tarea si pertenecía a un proyecto y no lo asocie

Doy clic sobre la tarea, luego en PROYECTO(OPCIONAL) doy clic, aparece la lista de proyectos asociados, escojo el que me sirve, doy enter y listo.

La tarea reportada no era y la debo borrar

La tarea al lado izquierdo tiene la opción de chequearla, luego de esto, en la parte superior derecha hay una lista que dice acciones, escojo la opción Delete time entries y ya

Las otras versiones de Toggl no tiene mayor diferencia para reportar, igualmente debo ingresar con el mail y el password

Para ingresar una tarea nuevo doy clic en el botón + que se encuentra en la parte superior derecha

Y Listo, es igual que en la parte Web.

Desde que estaba en la universidad he escuchado, “…antes de empezar el proyecto hagan la matriz de riesgos porque en ella se sabe a qué nos enfrentamos y cómo lo podemos solucionar…” Bueno, todo eso se escucha bonito pero la realidad es otra, la verdad es que todo lo que se asume en la vida trae un riesgo inherente y los proyectos de software no son la excepción, pero muchos gerentes y su equipo dejan de lado aquella matriz y solo se dedican a desarrollar y a sacar el proyecto como sea.

Aquel documento dispendioso nos ayuda muchísimo si vamos de la mano cuando estamos en un proyecto y no por esto debe ser algo inflexible.

Primero, ¿Qué es un riesgo?, básicamente es una incertidumbre que puede llegar a causar la desviación del plan del proyecto.

Ahora, y ¿Qué ponemos en la matriz de riesgos? Bueno, nos debemos basar en los objetivos del proyecto y en el plan del negocio, dado esto escogemos las actividades más importantes para nuestro proyectos y que obviamente tiene un riesgo de no poderse cumplir durante la ejecución del proyecto.

Luego de tener todos los riesgos, debemos priorizarlos, es decir, cuál es más catastrófico que pase y cual no es tan grave.

El siguiente paso es determinar que probabilidad hay de que dicho riesgo pase y los efectos si eso llega a pasar, en este punto les damos un valor (Alto, Medio o Bajo) también al impacto que tiene dicho riesgos sobre tres variables importantísimas en el proyecto, el alcance, el tiempo y el costo. Es de gran ayuda darle color a las probabilidades,normalmente al alto se le da el color rojo, al medio amarillo y al bajo verde, para que visualmente sea más rápido encontrar los riesgos de acuerdo a su clasificación.

Como todo, cada riesgo debe tener un responsable, primero para saber quién nos responde si llega a pasar y segundo quien lo va a mitigar si llega a pasar. Normalmente a los riesgos que los catalogamos como altos son a los que le escribimos los planes de mitigación, puesto que si llegan a pasar debemos saber qué y cómo hacer para que el proyecto no se vaya al fracaso. Es importante saber que mis entregables deben tratar de mitigar los riesgos altos y para esto debo enfocar mi desarrollo para tratar que los riesgos tiendan a cero.

Hay que tener en cuenta que la matriz de riesgos inicial no es una camisa de fuerza, es un documento flexible que está abierto al cambio, es decir, mientras se va conociendo más del proyecto se va cambiando la perspectiva de los riesgos y esto hace que la matriz cambie. Lo que si no podemos dejar de lado, es que siempre debemos ir de la mano de este documento.

He aquí una manera de como plasmar todo esto en una matriz de riesgo: